1. Verantwortlicher
KAYSTONE GmbH, Triftweg 34, 34376 Immenhausen, vertreten durch die Geschäftsführer Mathias Christian Karotky und Dennis Steinkopf.+49 5673 50999-90 , E-Mail: info@kayst.one
2. Cookies und Ihre Auswahl
Die Website funktioniert auch ohne Besucherauswertung. Smartlook wird erst geladen, wenn Sie im Cookie-Banner „Akzeptieren“ wählen. Bei „Ablehnen“ wird keine Verbindung zu Smartlook aufgebaut. Schriften und die für die Darstellung erforderlichen Skripte sind lokal eingebunden.
Ihre Entscheidung speichern wir zusammen mit Zeitpunkt, Ablaufdatum und Version des Einwilligungstextes für 180 Tage im lokalen Speicher Ihres Browsers unter „kaystone.cookie-consent“. Dieser Eintrag dient ausschließlich dazu, Ihre Datenschutzentscheidung zu berücksichtigen; er enthält keine Besucherkennung. Grundlage für die notwendige Speicherung ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, für eine damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Nach Ablauf oder nach dem Löschen des Browserspeichers fragen wir erneut. Wenn der Browser die Speicherung verhindert, gilt Ihre Auswahl nur für den aktuellen Seitenaufruf.
Sie können Ihre Entscheidung jederzeit über Cookie-Einstellungen im Footer oder hier ändern. Mit „Ablehnen“ widerrufen Sie eine zuvor erteilte Einwilligung für die Zukunft. Die Aufzeichnung wird beendet und die für diese Website erreichbaren Smartlook-Cookies und lokalen Smartlook-Speichereinträge werden entfernt. Bei einem Widerruf wird die Seite neu geladen; noch nicht abgesendete Eingaben können dabei verloren gehen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.
3. Smartlook zur Besucherauswertung
Mit Ihrer Einwilligung verwenden wir Smartlook des Anbieters Smartlook.com, s.r.o., Šumavská 524/31, Veveří, 602 00 Brno, Tschechien. Smartlook hilft uns zu verstehen, welche Bereiche genutzt werden und wo Bedienungsprobleme auftreten. Dazu werden Seitenbesuche, Zeitpunkte, Besuchsdauer, Klicks, Maus- und Scrollbewegungen sowie technische Angaben zu Browser, Betriebssystem und Bildschirm verarbeitet und zu Sitzungsaufzeichnungen und Heatmaps zusammengefasst. Kennungen ermöglichen es, Sitzungen einem wiederkehrenden Browser zuzuordnen.
Die Erfassung von Formularinhalten, E-Mail-Adressen, Zahlen und vollständigen IP-Adressen in den Aufzeichnungen ist deaktiviert. Der Anfrage-Assistent einschließlich Gesprächsverlauf und der Kundenlogin sind zusätzlich von der visuellen Aufzeichnung ausgeschlossen. Netzwerkinhalte werden nicht für die Auswertung aufgezeichnet. Ihre IP-Adresse wird beim Verbindungsaufbau technisch an Smartlook übermittelt; die deaktivierte IP-Aufzeichnung verhindert diese technisch notwendige Übermittlung nicht.
Rechtsgrundlagen sind Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG für das Speichern und Auslesen von Informationen auf Ihrem Gerät sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten. Die Einwilligung ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Nutzung unserer Website oder die Kontaktaufnahme.
Smartlook verwendet insbesondere das Cookie „SL_C_23361dd035530_SID“ sowie den lokalen Speichereintrag „SL_L_23361dd035530_SID“ für Projekt-, Sitzungs- und Besucherkennungen. Laut Anbieter beträgt die Gültigkeit dieser Kennungen bis zu 13 Monate. Weitere temporäre Einträge dienen der technischen Übermittlung. Unabhängig davon läuft unsere Einwilligung nach 180 Tagen ab; ohne erneute Zustimmung startet keine weitere Aufzeichnung. Die Aufbewahrung bereits übermittelter Aufzeichnungen richtet sich nach dem gebuchten Smartlook-Tarif und der dafür geltenden Aufbewahrungsfrist; anschließend werden sie automatisch gelöscht. Ein Widerruf löscht bereits übermittelte Aufzeichnungen nicht automatisch. Für Auskunft oder Löschung können Sie sich an uns wenden.
Smartlook verarbeitet die Daten für uns als Dienstleister und setzt insbesondere die Infrastruktur von Amazon Web Services ein. Dabei kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Smartlook beschreibt für solche Übermittlungen in seinem Auftragsverarbeitungsvertrag insbesondere EU-Standardvertragsklauseln beziehungsweise andere Garantien nach Art. 44–49 DSGVO. Weitere Informationen: Datenschutz bei Smartlook , Smartlook-Cookies und Auftragsverarbeitungsvertrag .
4. Hosting und Server-Logfiles
Beim Aufruf dieser Website verarbeitet der Webserver automatisch technische Informationen, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer). Diese Daten sind für den sicheren und stabilen Betrieb der Website erforderlich und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls benötigt werden.
5. Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns per Telefon oder E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (zum Beispiel Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und den Inhalt Ihrer Anfrage), um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage auf einen Vertrag zielt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Rückruf-Funktion auf dieser Seite öffnet lediglich Ihr eigenes E-Mail-Programm mit einer vorbereiteten Nachricht an uns; auf dem Webserver werden dabei keine Daten gespeichert. Wir löschen Anfragen, sobald sie erledigt sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
6. Anfrage-Assistent
Der Anfrage-Assistent auf dieser Seite hilft Ihnen, Ihr Vorhaben in ein Gespräch zu fassen. Wenn Sie ihn starten, werden Ihre Eingaben über unseren Server an OpenAI (OpenAI, L.L.C., San Francisco, USA) übermittelt, damit ein Sprachmodell Rückfragen stellt und Ihre Anfrage zusammenfasst. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie mit dem Start des Gesprächs erteilen und jederzeit durch Abbruch beenden können. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, die OpenAI vertraglich zugesichert hat. Nach unserer vertraglichen Vereinbarung nutzt OpenAI diese Daten nicht zum Training seiner Modelle. Geben Sie im Gespräch nur die Daten an, die Sie uns mitteilen möchten. Die fertige Anfrage wird erst nach Ihrer Bestätigung an uns gesendet und bei uns wie eine E-Mail-Anfrage behandelt.
7. Kundenportal
Beim Anmelden im Kundenportal werden Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort verschlüsselt an unseren Server übermittelt, um Sie als Kunde zu erkennen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden zum Schutz vor Missbrauch kurzzeitig gezählt.
8. KAYSTONE Sign (elektronische Unterschriften)
Unter kaystone.gmbh/sign betreiben wir einen eigenen Dienst, mit dem wir Ihnen Dokumente zur elektronischen Unterschrift senden. Wenn Sie ein Dokument über KAYSTONE Sign unterzeichnen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Handynummer und gegebenenfalls Ihre Rolle, das Dokument selbst und die Angaben, die Sie in Felder eintragen, sowie Ihre Unterschrift. Bei einer gezeichneten Unterschrift speichern wir den Strichverlauf mit Zeitangaben, bei einer getippten Unterschrift den eingegebenen Namen. Den Strichverlauf werten wir nicht biometrisch aus und nutzen ihn nicht, um Sie zu identifizieren.
Damit die Unterschrift später nachgewiesen werden kann, führen wir ein Ereignisprotokoll: Zeitpunkte, IP-Adresse, Browserkennung (User-Agent), das Öffnen des Links, angesehene Seiten, das Anfordern und Prüfen des SMS-Codes, Ihre Einwilligung in die elektronische Unterzeichnung sowie die Prüfwerte (Hashwerte) des Dokuments vor und nach jeder Unterschrift. SMS-Codes, Zugangscodes und Links speichern wir nur als Hashwerte. Zur Bestätigung Ihrer Identität senden wir Ihnen einen einmaligen Code per SMS an Ihre Handynummer. Ist keine Nummer hinterlegt, geben Sie diese selbst an; das wird im Protokoll vermerkt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Unterzeichnung der Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren, nachweisbaren Unterzeichnung und im Schutz vor Missbrauch. Ohne Handynummer und SMS-Code ist eine Unterzeichnung über KAYSTONE Sign nicht möglich; Sie können sich stattdessen an den Absender wenden.
Empfänger: Die SMS versenden wir über die Commify Germany GmbH, Martin-Luther-Straße 15, 01099 Dresden (Marke Esendex), die dafür als unser Auftragsverarbeiter Ihre Handynummer und den Nachrichtentext erhält. Für einen vertrauenswürdigen Zeitstempel jeder Unterschrift übermitteln wir an den Zeitstempeldienst von DigiCert, Inc. (USA) ausschließlich einen Prüfwert der Signatur, keine personenbezogenen Daten. E-Mails versenden wir über unseren Mailserver bei der STRATO GmbH, Berlin, bei der auch der Dienst und die Daten gespeichert sind. Nach Abschluss erhalten alle Beteiligten eines Vorgangs das unterschriebene Dokument und das Abschlussprotokoll. Das Protokoll enthält Namen, E-Mail-Adressen, gekürzte Handynummern, IP-Adressen, Browserkennungen und Zeitpunkte aller Beteiligten.
Speicherdauer: Dokumente und personenbezogene Daten eines Vorgangs löschen wir 30 Tage nach Abschluss, Ablehnung, Abbruch oder Ablauf. Danach bleiben nur die Prüfwerte ohne Personenbezug erhalten, damit sich die Echtheit eines Dokuments weiterhin bestätigen lässt. Zur Abwehr von Missbrauch zählen wir Aufrufe und Versuche kurzzeitig anhand eines Hashwerts Ihrer IP-Adresse und löschen diese Zähler nach spätestens 24 Stunden. KAYSTONE Sign setzt ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie („ks_sign“), das beim Schließen des Browsers endet; die zugehörige Sitzung löschen wir nach spätestens zwei Stunden Inaktivität (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
9. KAYSTONE Transfer (Dateiaustausch)
Unter kaystone.gmbh/transfer tauschen wir Dateien mit Kunden, Interessenten und Partnern aus. Beim Hochladen speichern wir die Dateien mit ihren Namen und Größen, eine optionale Notiz, die gewählte Gültigkeit und Download-Einstellung, den Zeitpunkt des Hochladens und die Zahl der Downloads. Ein optionales Passwort speichern wir nur als Hashwert. Der Link enthält eine zufällige Kennung, die wir ebenfalls nur als Hashwert speichern; wer den Link kennt, kann die Dateien bis zum Ablauf herunterladen. Den Inhalt der Dateien werten wir nicht aus.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit der Austausch der Durchführung eines Vertrags oder einer Anfrage dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren Dateiaustausch ohne Drittanbieter.
Speicherdauer: Hochgeladene Dateien und ihre Angaben löschen wir automatisch mit Ablauf der gewählten Gültigkeit (eine Stunde bis 30 Tage). Ist ein einmaliger Download eingestellt, löschen wir den Transfer unmittelbar nach dem Download. Nicht abgeschlossene Uploads löschen wir nach sechs Stunden.
Missbrauchsschutz: Die Prüfung „Ich bin ein Mensch“ ist eine kleine Rechenaufgabe, die Ihr Browser selbst löst; sie kommt ohne Cookies und ohne Drittanbieter aus. Um Uploads, Downloads und Passwortversuche zu begrenzen, speichern wir Zeitpunkte zusammen mit einem Prüfwert Ihrer IP-Adresse, der mit einem geheimen Schlüssel gebildet wird (HMAC). Die IP-Adresse selbst speichern wir dabei nicht; diese Zähler löschen wir nach spätestens 24 Stunden. KAYSTONE Transfer setzt keine Cookies. Wird der Speicherplatz knapp, erhalten wir eine E-Mail mit der Belegung, ohne Angaben zu Personen oder Dateien. Die Daten liegen auf unseren Servern bei der STRATO GmbH, Berlin; an Dritte geben wir sie nicht weiter.
10. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zu widersprechen (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an die oben genannten Kontaktdaten.
11. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden.
Stand: Oktober 2026